Trong hành trình đồng hành tư vấn với hàng trăm doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau, tôi đã có cơ hội trò chuyện, lắng nghe và cùng phân tích với nhiều nhà lãnh đạo cấp cao. Có thể nói, mỗi doanh nghiệp ở một giai đoạn phát triển khác nhau sẽ có những ưu tiên chiến lược khác nhau: mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm, chuyển đổi số, tối ưu hóa vận hành... Tuy nhiên, bất kể ở giai đoạn nào, một chủ đề luôn được đưa ra bàn thảo một cách nghiêm túc – đó là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
Vì sao hệ thống Kiểm soát nội bộ lại trở nên quan trọng?
Khi đảm nhận trách nhiệm lớn nhất đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức, các lãnh đạo hiểu rất rõ rằng: trong những lúc thị trường biến động, khi rủi ro xuất hiện bất ngờ và đòi hỏi sự phản ứng nhanh chóng – thì một hệ thống quản trị nội bộ hiệu quả chính là bệ đỡ vững chắc nhất.
Một chiến lược thông minh hay một sản phẩm sáng tạo có thể giúp doanh nghiệp bứt phá, nhưng để tồn tại và vận hành trơn tru trong dài hạn, doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị giúp phát hiện sớm các rủi ro, xử lý các điểm nghẽn và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đó chính là vai trò then chốt của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống yếu – Dấu hiệu nhận biết
Trong thực tế tư vấn, tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề lớn không phải vì sản phẩm kém hay thị trường khó khăn, mà do sự rối loạn trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Một số biểu hiện phổ biến ở các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém gồm:
- Sự cố xảy ra thường xuyên: Các lỗi sai lặp đi lặp lại, phải mất rất nhiều nguồn lực để sửa chữa. Điều này gây ra sự mệt mỏi trong nội bộ và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng, đối tác.
- Phân mảnh và chồng chéo: Các phòng ban làm việc thiếu liên kết, dẫn đến nhiều nhiệm vụ bị trùng lặp, trong khi những khâu quan trọng lại bị bỏ ngỏ vì không ai chịu trách nhiệm cụ thể.
- Quy định không hiệu quả: Có doanh nghiệp sở hữu hàng trăm trang văn bản quy chế, quy trình nhưng vẫn để xảy ra sai phạm vì các văn bản này quá rườm rà, lỗi thời hoặc không ai thực sự hiểu và áp dụng.
Vấn đề của Doanh nghiệp trung bình và đang phát triển tại Việt Nam
Các doanh nghiệp trung bình và đang phát triển tại Việt Nam thường có điểm chung là xuất phát từ một quy mô nhỏ, sau đó tăng trưởng nhanh chóng nhờ vào sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với thị trường. Tuy nhiên, tốc độ phát triển thường vượt quá tốc độ hoàn thiện hệ thống quản trị. Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “chạy bằng bản năng” – nơi mà mọi quyết định đều dựa vào cá nhân lãnh đạo, thay vì dựa trên quy trình bài bản và dữ liệu đáng tin cậy.
Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp có tâm lý e ngại khi nghe đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vì lo sợ điều này sẽ làm chậm tốc độ phát triển, gây thêm thủ tục hành chính, hoặc tạo cảm giác bị giám sát gắt gao trong nội bộ. Nhưng nếu làm đúng, hệ thống này không chỉ không cản trở sự sáng tạo – mà còn là khung xương giúp mọi bộ phận phối hợp hiệu quả hơn, đưa sáng kiến vào thực tiễn một cách trơn tru hơn.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả – Không cần cồng kềnh, chỉ cần phù hợp
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không nhất thiết phải phức tạp hay áp dụng mô hình của các tập đoàn lớn. Đối với doanh nghiệp vừa và đang phát triển, hệ thống càng cần đơn giản, tinh gọn và phù hợp với thực tiễn vận hành. Dưới đây là một số yếu tố trọng tâm để xây dựng hệ thống hiệu quả:
Trao quyền và phân quyền rõ ràng
Một trong những sai lầm phổ biến là lãnh đạo giữ quyền kiểm soát quá nhiều, khiến các cấp dưới mất động lực và cảm thấy bị giám sát thay vì được tin tưởng. Doanh nghiệp cần thiết kế mô hình phân quyền rõ ràng, xác định ai có quyền ra quyết định trong từng tình huống cụ thể. Khi được trao quyền đúng cách, nhân viên sẽ chủ động hơn, trách nhiệm giải trình cũng rõ ràng hơn – và đó chính là nền tảng cho hệ thống kiểm soát tự vận hành hiệu quả.
Lãnh đạo làm gương
Không có gì làm xói mòn hệ thống kiểm soát nhanh hơn là việc các lãnh đạo cấp cao tự cho mình quyền ngoại lệ. Để hệ thống kiểm soát có hiệu lực, người đứng đầu cần thể hiện thái độ tôn trọng nguyên tắc, quy trình và minh bạch trong hành xử. Văn hóa “nói đi đôi với làm” chính là yếu tố quyết định để hệ thống kiểm soát không chỉ nằm trên giấy tờ.
Tư duy “làm điều đúng” từ đầu
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, hãy tự hỏi: đây có phải là điều doanh nghiệp nên làm? Có phù hợp với chiến lược và năng lực hiện tại không? Đặt câu hỏi đúng từ đầu sẽ giúp tránh việc tiêu tốn hàng tháng trời vào một dự án không khả thi hoặc không mang lại giá trị lâu dài. Đây chính là cách tư duy kiểm soát mang tính chiến lược, không chỉ đơn thuần là kiểm tra sai phạm.
Một số thực tiễn tốt trong việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
Từ kinh nghiệm tư vấn thực tiễn, tôi nhận thấy các doanh nghiệp thành công trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ thường có một số điểm chung sau:
- Thay vì cố gắng kiểm soát mọi thứ, họ chọn lọc các rủi ro trọng yếu để tập trung kiểm soát. Điều này giúp tiết kiệm nguồn lực và giữ cho hệ thống đơn giản, dễ vận hành.
- Họ không xem kiểm soát là “kiểm tra sau”, mà là “thiết kế từ đầu” – ví dụ như lồng ghép các bước kiểm tra logic ngay trong quy trình, sử dụng phần mềm để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hoặc áp dụng các bảng phân quyền rõ ràng khi sử dụng tài nguyên công ty.
- Xây dựng văn hóa kiểm soát gắn liền với giá trị tổ chức – ví dụ: “Chúng tôi làm đúng ngay từ đầu”, “Chúng tôi minh bạch trong mọi giao dịch”. Khi văn hóa này được phổ biến rộng rãi, hệ thống kiểm soát sẽ bớt phụ thuộc vào giám sát cá nhân.
Kiểm soát nội bộ không phải để kìm hãm – mà là để bảo vệ và phát triển
Có một sự thật cần thừa nhận: hệ thống kiểm soát nội bộ không thể giải quyết mọi vấn đề – nhưng nếu thiếu nó, mọi nỗ lực khác sẽ trở nên mong manh. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp trung bình và đang phát triển, đây không phải là lựa chọn xa xỉ, mà là yêu cầu thiết yếu nếu muốn xây dựng một tổ chức bền vững, có khả năng mở rộng mà không bị sụp đổ vì những sai sót cơ bản.
Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ: xác định các điểm rủi ro, thiết kế quy trình đơn giản, trao quyền cho đúng người, và kiên trì xây dựng văn hóa minh bạch. Hệ thống kiểm soát nội bộ không cần phải là “phòng kiểm soát” – mà nên là cách mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và hành động có trách nhiệm mỗi ngày.